不動産登記申請と添付情報の提出
千葉いなげ司法書士事務所旧不動産登記法では、金融機関の担保設定登記をした際に、受領証の交付を要求されることは実務上珍しいことはではありませんでした。
この点、新不動産登記法においても、書面申請であれば法務局から受領証の交付を受けることができます。
これに対し、オンライン申請ではネット上で受付状況や処理状況がいつでも確認できるため、受領証が交付されません。
そこで、実務上は受付のお知らせという画面をプリントアウトし、これを受領証に代わるものとして金融機関に提出していることが多いです。
ところで、特定方式で申請する場合、登記原因証明情報はPDFファイルにして申請情報と一緒にオンラインで申請しますが、電子署名は不要です。
登記原因証明情報をPDFで送信しなればいけない理由は、いわゆる空登記を防止するためです。
空登記とは順位を確保するためだけに申請する登記ですが、PDFで送信することを条件にすれば、空登記を防ぐことができるからです。
このように登記原因証明情報をPDFで送信させる理由は、順位確保を目的とした空登記の防止にあるため、
順位確保の必要性がない住所変更や氏名変更登記等における住民票や戸籍謄本等の登記原因証明についてはPDFで送信する必要はありません。
そのため、オンライン申請の際も、申請情報だけを送信し、住民票等の登記原因証明情報たる書面については法務局に提出するだけでよいとされています。
これに対し、添付情報である住民票や印鑑証明書、代理権限証書等の書類はPDFにすることを要せず、
その書面をそのまま法務局に持参もしくは郵送で提出することになります。
最終的には、添付情報もすべてオンラインで申請することができるようなるのが理想ですが、
現状では権利証等の登記済証や印鑑証明書、代理権限証書等は書面で作成されていることがほとんどなので、完全なオンライン申請は事実上不可能です。
そのため、特例方式では当分の間、添付情報である書面は登記所に提出すればよいとされています。
では、添付情報をいつまでに法務局に提出しなければいけないかが問題となりますが、これについては申請が受け付けられてから２日以内とされています。
もし、郵送によって法務局に提出する場合は、２日以内に発送すればよいのではなく、到着することが要求されています。
とはいえ、郵送の場合は配達が遅れることもあるので、２日以内に到着しない場合でも一律に申請が却下されるというわけではありません。
これに対して、添付情報が電磁的記録で作成されている場合には、申請情報と一緒に添付情報も送信しなけばいけないとされてます。
たとえば、登記済証もしくは登記識別情報がない場合で、本人確認情報をPDFで作成し、
代理人である司法書士が電子署名している場合は、申請情報と併せて本人確認情報も送信する必要があります。
なお、この場合は別途、本人確認情報を書面で送る必要はなく、司法書士の職印証明書も添付する必要はありません。
職印証明書は３ヶ月の有効期限があるため、必要になったときにちょうど期限が切れているといったことも珍しくありません。
そのため、当事務所では本人確認情報を電子署名で作成して、職印証明書を添付しなくてもよくしています。
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